Nach § 556 Abs. 3 BGB ist über die Betriebskosten und geleistete Vorauszahlungen jährlich abzurechnen. Hierbei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Nur solche Kosten können auf einen Mieter umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände gerechtfertigt sind. Ob der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz eingehalten ist, kann nur im Einzelfall bestimmt werden, zumal der Vermieter einen gewissen Ermessensspielraum hat. Er muss bei der Versorgung des Mietobjektes nicht stets das günstigste Angebot einholen; vielmehr darf er auch andere Umstände berücksichtigen, die gegen das günstigste Angebot sprechen, wie z.B. einen verbesserten Vertragsumfang oder andere Einzelheiten.

Eine andere Frage ist, wie die Betriebskostenabrechnung zu erfolgen hat. Zumindest ist eine Zusammenstellung der Gesamtkosten (Differenzierung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten, die Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Umlageschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters) notwendig. Die Abrechnung muss ferner nachvollziehbar und verständlich sein. Bei verbrauchsabhängiger Abrechnung sind die Zählerstände nachvollziehbar anzugeben. Im Übrigen muss bei der Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels offen gelegt werden, wie die jeweilige Quote, die auf den Mieter entfällt, ermittelt worden ist. Gesamtfläche und Einzelfläche müssen dargestellt werden, ebenso wie bei Abrechnungen nach Kopfteilen die Gesamtzahl der Personen.

Bei preisfreiem Wohnraum wird das Gesamtergebnis der Abrechnung mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und damit nachprüfbaren Abrechnung fällig. Guthaben für Mieter sind sofort fällig und zahlbar. Ergibt sich ein Zahlungsanspruch des Vermieters gegen den Mieter, so ist dieser erst dann durchsetzbar, wenn dem Mieter die Gelegenheit gegeben worden ist, die Abrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen (Prüfungsfrist). Hierzu haben die Gerichte vielfach entschieden, dass die Prüfungsfrist begrenzt wird auf den Ablauf des Monats, der auf den Zugang der Betriebskostenabrechnung folgt. In dieser Zeit hat der Mieter das Recht, seine Kontrollrechte wahrzunehmen und z.B. die Unterlagen, die der Abrechnung zugrundeliegen, beim Vermieter einzusehen. Der Mieter kann nicht verlangen, dass ihm die Unterlagen zugesandt werden; vielmehr kann er auf die Einsichtnahme der Unterlagen beim Vermieter verwiesen werden.

Das Gesetz regelt nicht nur die Frage, auf welche Weise die Abrechnung zu erfolgen hat, sondern auch die Folgen einer verspäteten Abrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB). Einerseits darf der Abrechnungszeitraum maximal ein Jahr beantragen. Andererseits endet die Abrechnungsfrist, also die Frist, die verstreichen darf, bevor dem Mieter die schriftliche Abrechnung zugegangen ist, mit Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das bedeutet, dass der Vermieter eine verspätete Betriebskostenabrechnung nicht damit entschuldigen kann, er habe beispielsweise zwei Abrechnungsjahre zusammenfassen wollen. Mehr als ein Jahr ist nicht erlaubt. Zudem bleiben am Ende des Abrechnungsjahres genau 12 Monate, um Nachforderungen geltend zu machen. Nach der Rechtsprechung greift eine Entschuldigung für eine verspätete Betriebskostenabrechnung dann, wenn zum Beispiel ein Feuer die Unterlagen des Vermieters vernichtet hätte oder ein Grundsteuerbescheid erst nach einer Abrechnungsfrist ergeht.

Beispiel: War als Abrechnungszeitraum die Zeit vom 1. Januar 2008 bis zum 31. Dezember 2008 vereinbart, dann muss die Abrechnung für diesen Zeitraum bis zum 31. Dezember 2009 beispielsweise im Briefkasten des Mieters liegen. Kommt die Post nur einen Tag später an, so kann der Vermieter die Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung nicht mehr verlangen, es sei denn, bei dem letzten Tag der Frist handelte es sich um einen Samstag, Sonntag oder um einen Feiertag; in diesem Fall läuft die Frist erst am darauf folgenden Werktag ab.

Bei der Zwölfmonatsfrist handelt es sich um eine Ausschlussfrist, so dass der Mieter nicht den Vermieter darauf hinweisen muss. Zahlt der Mieter in Unkenntnis der Rechtslage trotz eines verspäteten Zugangs der Betriebskostenabrechnung, so kann er in der Regel seine gesamten Vorauszahlungen zurückverlangen. Hat der Vermieter fristgerecht seine Betriebskostenabrechnung an den Mieter übersandt und ist sie innerhalb der Frist zugegangen, dann fragt sich, wie vorzugehen ist, wenn der Vermieter die Nachforderungen trotzdem nicht geltend gemacht hat. In diesem Fall greift die dreijährige Verjährungsfrist gem. § 197 BGB, die mit dem Schluss des Jahres zu laufen beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Im obigen Beispielsfall wäre dies der 31. Dezember 2011. Versäumt der Vermieter auch diesem Termin, so steht ihm kein Geld aus der Betriebskostenabrechnung für das betreffende Abrechnungsjahr mehr zu.

Hinzuweisen ist noch auf folgendes: Die Einhaltung der Frist erfordert keine inhaltlich völlig richtige Abrechnung; eine formal den Anforderungen genügende Abrechnung wahrt die Frist ebenfalls. Die Betriebskostenabrechnung ist formal richtig, wenn die Abrechnung die Gesamtkosten, den zu Grunde gelegten Umlageschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen enthält.